¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es un conjunto de metodologías para planificar y dirigir los procesos de un proyecto. Un proyecto comprende un cúmulo específico de operaciones diseñadas para lograr un objetivo con un alcance, recursos, inicio y final establecidos. Los objetivos de la gestión de proyectos son:

  • Gestionar el inicio y la evolución de un proyecto;
  • Controlar y responder ante problemas que surjan durante un proyecto;
  • Facilitar la finalización y aprobación del proyecto.

Los proyectos son independientes de la actividad diaria empresarial, por lo que se requiere que se organicen una serie de reuniones para ver cuáles son los objetivos específicos del proyecto. Para que el proyecto tenga éxito es esencial que se realice un trabajo en equipo eficiente. La manera en la que la gestión de proyectos dirigirá el trabajo depende de varios factores, entre ellos: la escalabilidad (la posibilidad de que el proyecto crezca), la importancia y la complejidad de las tareas.

La gestión del proyecto está esencialmente dirigida a conseguir los objetivos preestablecidos para proporcionar un beneficio a la organización. Los objetivos pueden expresarse en términos de: resultados (como la creación de una nueva sede central); consecuencias (como la reubicación de los empleados a nueva sede); beneficios (reducción de costes de cheques de comida, del mantenimiento de las máquinas o instalaciones) u objetivos estratégicos (como duplicar el rendimiento corporativo en tres años).

Hay muchas restricciones a la hora de desarrollar un proyecto. Sin embargo, las tres más comunes son el tiempo, el coste y el alcance. Estas restricciones forman parte de todos los proyectos y juntas forman el Triángulo de Gestión de Proyectos. El alcance es importante para especificar todos los pasos del desarrollo del proyecto. Por otra parte, el tiempo es un recurso invaluable. Si bien podemos controlar los procesos, no podemos controlar el tiempo. Por lo que es un verdadero desafío poder utilizar el tiempo de manera eficiente, mantener el proyecto dentro del cronograma y alcanzar los objetivos deseados. Sin embargo, el coste está compuesto por un presupuesto establecido en la etapa inicial del proyecto. Después, éste se compara con la cifra que se propuso inicialmente. Las tres restricciones están interconectadas y dependen mucho la una de la otra. Una vez que se reduce el tiempo asignado para el proyecto, el costo aumenta. Además, el alcance del proyecto dicta el ritmo y una serie de recursos necesarios para realizar y completar con éxito el proyecto.

Las 5 fases de la gestión de proyectos

El PMI es una organización que ofrece formación sobre gestión de proyectos. Para acreditar el conocimiento de gestión de proyectos, esta organización tiene ocho tipos de certificados. El PMI divide los proyectos en 5 fases:

1. Análisis de viabilidad del proyecto (feasibility study)

Es la primera fase de un proyecto y se basa en analizar si este sigue adelante. Este paso se realiza porque, a menudo, el beneficio que la empresa obtendría al implementar el proyecto es mayor que la inversión. Para investigar las posibilidades del proyecto, hay que tener en cuenta factores como el tiempo, los recursos y el coste. El análisis de viabilidad del proyecto debe incluir:

  • Creación del registro de seguimiento del proyecto en un software empresarial;
  • Análisis previo del alcance del proyecto (se plantea qué alcance debe tener el proyecto, qué metodología se va a llevar a cabo, qué departamentos deben estar involucrados, etc.);
  • Análisis de los riesgos de ejecución del proyecto;
  • Análisis del beneficio y el coste previsto, la viabilidad de los plazos pactados y la calidad que se pretende.

2. Planificación detallada del trabajo a realizar

El objetivo de esta fase es detallar todas aquellas tareas a realizar y los recursos necesarios. Si no se define con claridad, esto puede repercutir (muy) negativamente en la empresa. Para establecer estas tareas y recursos con la mayor precisión se debe:

  • Revisar el análisis del alcance del proyecto;
  • Realizar estimaciones de esfuerzo, costes y recursos;
  • Definir el plan de proyecto.

Si el proyecto sigue adelante, se debe redactar toda esta información en los términos de acuerdo.

3. Ejecución del proyecto

Durante esta fase las empresas despliegan todo su know how. El know how es el conjunto de técnicas, formas de administrar los recursos y de gestionar los procesos. Algunos softwares de gestión de proyectos te permiten crear automáticamente un informe. En esta fase suelen surgir los problemas. Las acciones que se realizan durante esta etapa son las de:

  • Establecer el entorno de trabajo (grupos y flujos de trabajo);
  • Asignar las tareas planificadas a los recursos disponibles;
  • Ejecutar las tareas planificadas;
  • Gestionar las peticiones de cambio.

4. Seguimiento y control del trabajo

Esta fase, junto con la anterior, supone una de las más importantes para el proyecto. En esta etapa se comprueba si se está cumpliendo toda la planificacióny si se están superando todas las expectativas de calidad. De esta forma se puede responder de manera rápida y eficiente ante los problemas que surjan. Con un módulo de gestión de proyectos se puede realizar un seguimiento actualizado de los procesos, incluyendo el avance, los tiempos y los costes. En esta fase se realizan esencialmente cuatro tipos de actividades:

  • Seguimiento de tareas e hitos planificados;
  • Gestión de entregables (incluido control de la calidad);
  • Gestión de incidencias que han surgido y que pueden surgir durante el proceso (como por ejemplo, que un flujo de trabajo no esté bien relacionado o conectado);
  • Generación de informes de seguimiento (informes para los directores o jefes de proyecto informando sobre si el proyecto va según lo planificado).

5. Cierre de Proyecto

Esta última fase consiste en evaluar y verificar que todo esté como debiera antes de cerrar el proyecto. El análisis de fallos del proyecto hará que en el futuro se tomen decisiones más realistas y seguras. Para llevar esta evaluación a cabo, se suele usar una checklist (o lista de control en español). Las tareas de esta etapa son:

  • Cierre formal del proyecto por parte de todos los involucrados (stakeholders);
  • Realización del backup (copia de seguridad) del proyecto;
  • Análisis de los resultados con respecto a las estimaciones iniciales;
  • Actualización de la base de conocimiento con todo lo aprendido.